GTDでタスク管理!〜収集した後の「見極める」編〜

 
前回の「収集」から随分間が開いたような気がします。
前回、いつですか?
 

www.hetano-yokozuki.net

…8月30日でしたか。

あー、あれだわ。
手帳発売ラッシュでバタバタしてたからね。←言い訳

そんな中でも例の分厚いGTD本はしっかり読んでおりました。

 

今更ですが、続きを。

 

GTD第二ステップ「見極める」フローチャート

それではまず「見極める」とはどんな流れで行うのか、のえ自作フローチャートで御覧ください。

 

ひどい。

汚い…

えーと、これの真ん中の部分ですね。
色が薄くなってない部分が、「見極め」のチャートになります。
 
 

インボックスの中身を「完了」させるのではない

「収集」でインボックスに放り込んだ気になることについて、何をどうすべきか考えるのがこの「見極め」です。
決してインボックスの中身を全て「完了」しなければならないわけではありません。

インボックスの中を空っぽにすることが目的です。
そして一度インボックスから出したものは、後でインボックスに戻したりしてはいかんのです。
 
 

それでは見極めてみよう!

インボックスから取り出した気になることについて、フローチャートに沿って答えを出していきます。

ポイントは、一番上にあるものからやっていくこと。
優先順位とか重要度とか一切気にしません。

一枚の紙にリストアップしてるなら一番上に書いたものから。
ブロックメモに書いて箱に放り込んだのなら、一番上の方にあるものから。
 
 

手順①「これは何なのか?」を考える

「気になること」ひとつひとつについて「これは何か」を応えられるようにします。

さて…
一番上から「カメラのマクロレンズを買うお金を貯める」と書いた紙が出てきました。
まあ、これの答えはそのまんま書いてあるとおりですね。
 
 

手順②「それは行動を起こすべきなのか」を考える

次の行動が見当たらない、又ははいつかやろうとは思ってるけど今やる気はないという場合。

  • ゴミ
  • いつかやるかもしれない
  • 後で使う資料

 
これのどれかに振り分けられます。
 
 

自分の中で「ゴミ」のルールを決める

これはそのまんま「やる必要はないので捨てる」ということですが、そのゴミがインボックスに入っていたということは、ゴミに振り分ける際に迷いが生じます。

ゴミについては「迷ったら捨てる」「迷ったら取っておくか」
自分の中でルールを決めるとスムーズに進みます。

私はやたらと捨てられずに溜め込んでしまう性分なので、迷ったら思い切って捨ててしまうようにしてます。
 
 

いつかやるかもしれない / 後で使う資料

ゴミ箱行きにならならずいつかはするつもりであるというものは、「いつかやるリスト」を作ってそこへ放り込んでおきます。
またはふせんに書いて適当に手帳のどこかへ貼って思い出せるようにするのも良いです。
私も思い出したいものはこの手を使っています。

後で使う資料とは、それ自体が行動にも目標にもならない書類的なもの。
スキャンしてEvernoteに入れるなりクリアファイルに入れておくなりという対応になります。
 
 

手順③「次の行動はひとつであるか」を考える

ここからはゴミでもいつかやるものでも資料でもない、行動を起こすべきものについて。
まずは、次に取る行動がひとつなのか複数あるのかを考えます。

このGTDで言うところの「行動」とは、それ自体を実行することができる物理的な行動です。

希望や結果、決意そのものをそのまま行動に移せるかというと、移せないわけです。
「◯◯の大学に合格する」←これとかね、その前にいろいろとやらないと合格できないじゃないですか。

「カメラのマクロレンズを買うお金を貯める」なら、お金を貯めていくために何をしなければいけないのかということです。
これについて私が次に取るべき行動は「欲しいレンズの価格を調べて貯金額を決定する」です。

なんかやたら細かいような気がするけど、リストアップしてもしなくても結局そうしないと先へ進んでいかないのです。
 
 

次に取るべき行動がわかったら…

以下のどれかを選択します。

  • 2分以内でできるもの
  • 2分以上かかり誰かに任せるべきもの
  • 2分以上かかり尚且つ自分でやらなければならないもの
     

 

2分ルールで快適に!

2分というのはただの目安で、実際は5分でも10分でもその人に合った時間に設定すればおっけーです。
が、その後にまだ見極めるものがたんまりある事を思うと、できるだけ短時間に設定した方が良い。
私は本のとおり、2分に設定しています。

とにかく2分程度でやれそうでその場所でできることはさっさと済ませる。
 
 

2分以上かかり、よくよく考えたら自分がやることではない場合

人に頼んだ方がいいもの、人に頼まないと先に進まないようなものもあるかと。
そうゆう場合は「連絡待ち」のリストを作り、そこへ放ることになります。
 
 

2分以上かかり、自分でやらなければならない場合

実行する日時が決まっている場合は、カレンダーへ記入。
時間がある時にやればいいもの、まだ日時が決まっていないようなものは「次に取るべき行動」のリストに入れます。
 
 

「次に取るべき行動」がひとつでは終わらない場合…

ひとつのタスク処理では事が済まない場合、その紙に書かれていたことは「求めている結果」であるということがわかります。
求めている結果を出すために、いくつかのタスクをこなしていかなければなりません。

私はさきほど「欲しいレンズの価格を調べて貯金額を決定する」というタスクを作ったわけですが、貯金額を設定するだけで金が貯まっていくのなら何の苦労もしません。
そこから先、例えば毎月いくら貯蓄口座に入金するだとかを考えないといかんのです。

こうしてふたつ以上のタスクをこなさなければ達成できないことは、GTDでは「プロジェクト」と呼ばれています。

つまりは「物理的な行動にならない」が故に、「次に取るべき行動」のリストへそのまま入れることができないのです。

「プロジェクト」のリストに入れて、定期的に見直し次の行動を決定し、処理していくことになります。
 
 

まとめ

「収集」の記事からこの「見極め」の記事に至るまでに結構な期間を要しましたが、もちろん手帳発売ラッシュだったことだけが原因だったわけじゃないんです。

GTD本の読み直しにもかなり時間がかかりまして…
特にプロジェクトの管理についてはどうしたらやりやすいのかイマイチ掴めず、手持ちの手帳やアイテムで試行錯誤する毎日でした。

あれこれやった結果、頭の中も随分まとまってきまして。
ようやくGTDの芯を掴めてきました。
本も読み終わったしな!

「収集」の記事を書いた頃よりもかなり理解が深まってきました。
わかってきたら、なんだかゲーム感覚みたいで楽しいんですよ。

さて、「見極め」の次は「整理」です。
次はさほど感覚を開けずに更新できるでしょう(たぶん

ここまでお付き合いくださり、ありがとうございました。